O que é o 5W2H?
Por definição, o 5W2H é uma metodologia crucial para o planejamento e execução eficazes de projetos e atividades empresariais. Com base em sete perguntas fundamentais - What, Why, Where, When, Who, How e How much - o 5W2H fornece uma estrutura clara para definir objetivos, responsabilidades e recursos necessários. Ao responder a essas perguntas de forma abrangente, as equipes podem minimizar riscos, evitar ambiguidades e manter o foco nos resultados desejados.
Ao incorporar o 5W2H aos processos de planejamento, as organizações podem promover a transparência, a eficiência e a responsabilidade. Ao definir claramente o que será realizado, por que, onde, quando, quem será responsável, como será feito e a que custo, as equipes podem alinhar-se melhor com os objetivos do projeto e garantir uma execução suave. Essa abordagem sistemática é essencial para o sucesso de projetos de todos os tamanhos e complexidades, fornecendo uma estrutura sólida para tomada de decisões informadas e gerenciamento eficaz de recursos.
Essa ferramenta é aplicável a empresas de todos os tamanhos e setores. E, por possuir uma estrutura básica simples pode ser adaptada ou extendida a realidade de cada projeto ou empresa.
Para que serve o 5W2H?
O 5W2H serve como uma ferramenta valiosa para o planejamento e execução eficazes de projetos empresariais. Ao responder às sete perguntas, as equipes podem definir claramente os objetivos do projeto, atribuir responsabilidades, estabelecer um cronograma e determinar os recursos necessários. Isso ajuda a minimizar riscos, promover a transparência e manter todos os membros da equipe alinhados com os objetivos e expectativas do projeto, resultando em uma execução mais suave e bem-sucedida..
O que significa 5W2H?
O 5W2H, composto por cinco "Ws" e dois "Hs", é uma ferramenta estratégica essencial para planejamento e execução eficaz de projetos e tarefas. Esta metodologia, que inclui as perguntas:
| Componente | Pergunta Relacionada | Descrição | Exemplo Prático |
|---|---|---|---|
| What | O que será feito? | Objetivo ou Meta a ser atingido | Criar um sistema onde os clientes possam facilmente dar feedback sobre seus produtos e serviços, e implementar um sistema de respostas para comunicar as ações tomadas com base neste feedback. |
| Why | Por quê será feito? | Motivo ou Benefício esperado | A melhoria contínua da experiência do cliente é crucial para o crescimento do negócio, pois clientes satisfeitos são mais propensos a repetir compras e recomendar a empresa a outros. |
| Where | Como será feito? | Local | As ações serão implementadas nos principais pontos de contato com o cliente, incluindo o site da empresa, o centro de serviço ao cliente e as interações em lojas físicas. |
| Who | Por quem será feito? | Responsável ou Equipe responsáveis pela implementação | A equipe de Customer Experience liderará o projeto, com suporte crucial do departamento de TI para a implementação de soluções tecnológicas e do departamento de Marketing para comunicar as mudanças e novas práticas aos clientes. |
| When | Quando será feito? | Data ou Cronograma | O planejamento será realizado em março de 2024, seguido pela implementação das novas estratégias e sistemas em abril de 2024. Uma revisão inicial das ações será realizada em setembro de 2024 para ajustar e melhorar as estratégias conforme necessário. |
| How | Como será feito | Atividades ou Processo para sua execução | O feedback será coletado através de um software CRM integrado, que ajudará na coleta, análise e relatório de dados de feedback dos clientes. Treinamentos serão fornecidos para todas as equipes envolvidas para garantir uma implementação eficaz. |
| How Much | Quanto custará ser feito? | Custo ou Esforço | O custo total estimado para este projeto é de R$50.000,00, cobrindo aquisição de software, treinamento das equipes envolvidas e recursos para implementação e monitoramento inicial das mudanças. |
| Status | Progresso | A tarefa está aguardando, sendo feita ou já está terminada? | Aguardando a estruturação do time de atendimento |
Observe que aqui adicionamos o componente "STATUS", apesar dele não pertencer originalmente ao modelo é vital termos alguma forma de acompanhamento da execução ou progresso do plano.
Como Fazer o 5W2H?
Para garantir o sucesso do seu projeto, é essencial criar um plano detalhado usando a metodologia 5W2H. Siga estes passos simples para criar um 5W2H eficaz:
- Defina claramente os objetivos do projeto: Comece identificando o que precisa ser alcançado com o projeto. Esses objetivos devem ser específicos, mensuráveis e alcançáveis.
- Responda às sete perguntas-chave: Utilize as perguntas What, Why, Where, When, Who, How e How much para mapear todas as dimensões do projeto. Descreva o que será feito, por que é importante, onde acontecerá, quando será concluído, quem será responsável por cada etapa, como será realizado e quanto custará.
- Atribua responsabilidades claras: Certifique-se de que cada atividade tenha uma pessoa ou equipe responsável por sua execução. Isso ajuda a evitar confusão e garantir que todas as tarefas sejam concluídas dentro do prazo.
- Estabeleça um cronograma detalhado: Defina datas de início e conclusão para cada atividade, criando assim um cronograma claro e realista para o projeto. Isso ajuda a manter o progresso do projeto sob controle e a garantir que ele seja concluído dentro do prazo.
- Revise e ajuste conforme necessário: À medida que o projeto avança, é importante revisar e ajustar o plano conforme necessário. Esteja preparado para lidar com imprevistos e faça as alterações necessárias para manter o projeto no caminho certo.
Quem Deve Utilizar?
O 5W2H não é um Kanban com estoróides e tão pouco um BSC ou OKR desidratados, ele serve principalmente a líderes de equipe e de áreas. Apesar de poder ser adaptado ele atende principalmente aos níveis operacionais de uma empresa.
Quando Utilizar o 5W2H?
O 5W2H consiste de uma ferramenta para lidar com situações pontuais e não uma ferramenta de gerenciamento de projetos. Aqui vão algumas dicas de quando emprega-lo:
- Problemas ou situações com começo e fim determinado ou com tempo limitado:
- Problemas ou situações que envolvam mais de um time: O 5W2H é uma forma extramente simples e transparente de se atuar sobre determinada situação ou meta se sobrepondo a atividades rotineiras. Sendo que essas muitas vezes se tornam impecilhos para que times se alinhem em torno de um propósito comum.
- A necessidade de feedback e de progresso sejam mais importantes que sua especificação: Acima de tudo, o 5W2H visa maximizar o impacto das ações ao consolidar em um "pequeno quadro" tudo que tem que ser feito. Isso habilita discussões e questionamentos de maneira mais efetiva e transparente a todos.
- Exista a necessidade de melhoria urgente de um determinado processo dentro de sua empresa
Quando não utilizar o 5W2H?
Como diz o ditado: "não existe bala de prata" e para o 5W2H não é diferente. Embora o 5W2H seja uma ferramenta valiosa para a gestão de projetos em muitos contextos, há situações em que pode não ser a abordagem mais adequada:
- Projetos extremamente simples ou rotineiros: Em projetos muito simples ou rotineiros, onde as etapas e responsabilidades são óbvias e bem conhecidas, o uso do 5W2H pode ser excessivo e desnecessário, consumindo tempo e recursos que poderiam ser melhor utilizados em outras áreas.
- Projetos altamente criativos ou inovadores: Em projetos que exigem alto nível de criatividade ou inovação, seguir rigidamente uma estrutura como o 5W2H pode limitar a liberdade criativa e inibir a exploração de novas ideias. Nesses casos, pode ser mais eficaz adotar abordagens mais flexíveis que incentivem a experimentação e o pensamento fora da caixa.
- Projetos de pesquisa ou exploratórios: Em projetos que envolvem pesquisa exploratória ou descoberta de novos conhecimentos, seguir uma estrutura rígida como o 5W2H pode limitar a capacidade de investigação e descoberta. Nessas situações, é importante manter uma abordagem mais flexível e aberta para permitir a exploração de diferentes direções e possibilidades.
Qual a diferença entre 5W2H E 6W2H?
Embora o 5W2H seja a forma mais comum da metodologia, algumas organizações optam por estender as perguntas para incluir uma dimensão adicional. O 6W2H adiciona a pergunta "Whom" (Para quem), que se concentra no público-alvo ou beneficiários do projeto. Essa adição pode fornecer uma visão mais completa das partes interessadas e das necessidades do projeto. No entanto, é importante adaptar a metodologia de acordo com as necessidades específicas de cada projeto, escolhendo as perguntas mais relevantes para garantir um planejamento e execução eficazes.